ホームページの管理費が高い？内訳を確認して、自社でできる更新を見つける

「管理費一式」の中に、何が入っているか

請求書には「ホームページ管理費」とだけ書かれている。毎月支払っているものの、今月は何をしてもらったのか分からない。こうなると、金額が妥当なのかも判断しにくくなります。

まずは契約書や見積書を開き、管理費を次の4つに分けてみてください。請求書の項目が細かくなくても、制作会社に内訳を確認できます。

公開する場所の費用は、ページを置くサーバーや、サイトの住所にあたるドメインなどです。文章・写真の更新は、休業日のお知らせを載せる、実績写真を差し替えるといった作業。日常的に依頼していることは、ここに入ります。

点検・復旧には、サイトを動かすソフトの更新や、データの控えを保存するバックアップ、不具合への対応などがあります。相談・改善は、見られているページの確認や、掲載内容の相談など。どこまで含むかは契約ごとに違うため、項目名だけでは決められません。

例えばWordPressでは、更新前のバックアップが公式に案内されています。「記事を書き換える仕事」と「サイトを動かす仕組みを管理する仕事」は別にあるんですよ。WordPressの更新手順

更新していない月にも、仕事がある場合はある

お知らせを頼んでいない月でも、監視やバックアップ、障害に備えた受付が契約に含まれている場合があります。反対に、管理費を払っていても文章の変更は別料金という契約もあるはずです。

確認したいのは、直近の作業内容と、何かあったときにどこまで対応してもらえるかです。制作会社には、次のように聞いてみてください。

• 月額に含まれる作業と、別料金になる作業を教えてください。
• 最近行った点検・更新・バックアップの内容を確認できますか。
• サイトが表示されない場合、どの窓口が、どこまで対応しますか。
• 契約を変えると、公開中のサイトやメールに影響はありますか。

作業の記録が見つからない場合も、すぐに「何もしていない」と決めつける必要はありません。契約内容と担当者の説明を照合し、分からない部分を埋めるところからです。

自社で更新すれば、外注する作業を減らせる

休業日の変更や実績写真の追加は、社内に情報がある仕事です。担当者が入力できる画面を用意できれば、毎回依頼していた更新を社内へ移す選択肢が生まれます。

ただ、支払いを減らすと同時に、その作業を社内で持つことになります。原稿を書く時間だけでなく、写真を集め、内容を確認し、公開後に見直す時間も必要です。

AIはお知らせの下書きや文章の整理に使えます。確定した日付や商品情報を渡し、作った原稿を担当者が確かめる流れです。AIが文章を書いたからといって、そのまま正しい情報になるわけではありません。

サイトの作りによって、自社で更新できる範囲は変わります。会社案内は今のままにして、お知らせだけを編集できるようにする方法もあり、必要な部分だけCMSを使う構成も、見直すときの候補です。CMSは、文章や写真を管理画面から編集する仕組みのことを指します。

保守契約の中身がサーバー管理や復旧の備えなら、日常更新を社内に移しても、月額が下がるとは限りません。「何を自社で持つか」と「どの料金が変わるか」をセットで確認します。

相場より先に、同じ作業範囲で比べる

安いプランを見つけても、現在の契約と同じ仕事が含まれているかは別です。更新の回数、画像の加工、バックアップの保存期間、不具合の調査や復旧など、比較する項目をそろえてみてください。

例えば「更新対応あり」という同じ説明でも、文字の修正だけなのか、新しいページの追加まで含むのかで使い勝手が変わります。急ぎの対応も、受付時間と着手までの条件を確認しておきたいところです。

見積もりに書かれていない項目は、含まれると考えずに質問します。比較表の空欄が減ってくると、単純に月額を下げるのか、更新だけを自社へ移すのか、今の契約を続けるのかを選びやすくなります。

費用を比べるときは、外注費に社内の作業時間も加えてみてください。新しく有料のAIや更新ツールを使うなら、その料金も加わります。移行や研修が必要な場合は初期費用もあるため、1か月の差だけで判断せず、一定期間の総額を比べる方法です。

管理費をなくしたい場合は、制作会社との月額契約を終え、自社で点検や復旧も手配する案を比べます。サーバーやドメインの実費は残り、困ったときの依頼先も必要です。更新代行だけを外す案、今の契約を続ける案と、担当範囲・社内の作業時間・外部へ頼む場合の料金を並べて確かめてください。

月額を変える前に、担当と戻し方を決めておく

費用の内訳が分かったら、次は実際の担当を決めます。文章は社内、システムの改修は制作会社、障害時の対応は別の窓口、と分けても構いません。

ここで一緒に確かめたいのが、間違えて更新したときの戻し方です。バックアップは、保存する対象と復元の担当まで分かって初めて使えます。WordPressでも、記事などを保管するデータベースと、画像やプログラムのファイルは分けて説明されています。WordPressのバックアップ

管理費を見直すときは、サーバーやドメイン、メールが同じ契約に含まれていないかも確認したいところです。更新代行だけを外したつもりで、必要なサービスまで終了してしまうことがないよう、変更する範囲と日付は文書に残してください。

当社の制作サービスも、制作・移行の範囲と、公開後に使うサーバー、ドメイン、AI、必要な支援を分けて案内しています。御社がどこを更新したいかによって構成と対応範囲が変わるため、費用は個別の見積もりです。

当社が扱うCMSのEmDashを使う場合の費用項目は、CMS本体と制作・運用費用を分けた解説にまとめています。CMSの利用料だけで、ホームページ全体の維持費が決まるわけではありません。

まずは直近の請求書と、次に更新したい内容を1つ用意してみてください。「この更新を社内で行うなら、契約のどの部分が変わるか」と具体的に確認すると、残す仕事と見直す費用がつながります。