ホームページの制作会社を変更する手順｜引き継ぐ情報を図解で確認

引き継ぐのは、画面に見えているページだけではない

更新を頼んでも時間がかかり、管理費の中身も分からない。今後は社内で記事を更新したい。制作会社を変更する理由はいくつかあっても、最初に行うのは現在の契約と管理情報の確認です。

ホームページには、ページを置くサーバーと、サイトの住所にあたるドメインがあります。同じ住所を使った会社のメール、編集するためのアカウント、記事や写真のデータも、引き継ぎの確認対象です。

アクセスを調べる計測サービスを使っている場合は、その管理権限も確認します。画面を新しくするだけでは、こうした契約や権限は自動では移りません。

制作会社を変更しても、現在のサーバーや更新画面を残し、保守・更新の担当だけを替えられる場合があります。その場合は、必要な権限と担当範囲、バックアップ・復旧の手順を引き継ぎます。環境も移すかどうかを、現在の契約とサイトの構成から先に決めてください。

分からない言葉をすべて覚える必要はありません。「どの会社と契約しているか」「誰が変更できるか」「いつ更新期限が来るか」を、項目ごとに埋めれば進められます。ドメインの登録者が誰かも、制作会社への支払いとは分けて確認したい点です。

JPドメインでは、管理する指定事業者を変更する手続きが案内されています。管理先を照会する場合は、登録者または登録・技術の連絡担当者であることの確認が必要です。他の種類のドメインは手続きが異なることがあるため、利用中の事業者で確認します。JPRSの各種申請案内

解約の前に、止まるサービスを確認する

保守契約をやめることと、サーバーやドメインを解約することは、必ずしも同じではありません。ただ、一括契約の中に複数のサービスが含まれていると、終了の影響が広がる可能性があります。

例えば、更新代行だけをやめたいのに、同じ契約のサーバーも終了する場合です。会社のメールが同じ環境で動いていれば、メールも引き継ぎの対象になります。確認はサイトが表示できるかどうかだけで済ませません。

制作会社には、終了するサービス、終了日、データを受け取れる期限、移行作業に対応する範囲を確認します。解約の申し出期限や追加費用は契約書に沿って確かめてください。ここは会社ごとに条件が違います。

受け取れるファイルやデータの範囲と、写真・原稿・デザインを変更後も使える条件は、分けて確認します。有料の追加機能や素材を使っている場合は、契約を引き継げるか、再契約や別料金が必要かも確かめてください。データが手元に届くことと、利用を続けられることは同じとは限りません。

依頼文は、次のように確認したい範囲を具体的にすると伝わります。

ホームページの運用体制を変更するため、現在の契約に含まれるサービスを確認したいです。ドメイン、サーバー、メール、編集アカウント、記事・画像のデータについて、管理先と引き継ぎ方法を教えてください。あわせて、契約終了時に停止するものと、終了日・データ受領期限を確認したいです。

認証情報そのものを通常のメールでまとめて送ってもらう方法にはせず、管理サービスの招待機能など、引き継ぎ先と決めた方法で受け渡します。

サーバーなどを移す場合は、確認してから切り替える

引き継ぐものが分かったら、変更先の担当者と移行方法を決めます。今のサイトをそのまま移せる場合もあれば、デザインや機能を作り直す必要がある場合もあります。

基本の流れは、旧環境を保全し、新しい環境で動きを確かめ、公開先を切り替えて、再確認する順番です。旧契約の終了日も、この確認作業と合わせて調整します。

保全するのは文章だけではありません。画像、サイトを動かすファイル、設定、記事などを保存するデータベースも、構成に応じて確認します。文章や画像を管理画面から編集する仕組み（CMS）から記事を書き出せても、それだけで同じサイトを復元できるとは限らないんですよ。WordPressのバックアップ対象

移行中にも記事を更新する場合は、最後の変更をどちらに反映するかを決めておきます。旧サイトで加えた文章が、新サイトに入っていないまま切り替わることを防ぐためです。

新しい環境で主要なページと画像を開いたら、問い合わせフォームからテスト送信します。送信後の画面が出たかどうかだけでなく、受け取り先に届くかも確認しておきたいところです。メール環境を移す場合は、会社のメールの送受信もフォームとは別に試します。

切替後も、表示、リンク、フォーム、メールの再確認が必要です。不具合が出た場合に戻す方法と担当を決め、旧環境の終了はその確認結果と契約条件に沿って進めます。停止を一切起こさないと約束できる手順ではありませんが、先に問題を見つけるための準備になります。

古いページと新しいページの対応を残す

見た目が整っていても、以前のリンクから目的のページへ行けなければ、読者は困ります。検索結果や他社サイト、過去に配った資料のリンクも確認したいところです。

ページの住所をURLと呼びます。変更が必要なURLは、対応する新しいページへ自動で案内する転送を用意します。この転送がリダイレクトです。会社案内は会社案内へ、実績記事は同じ内容の実績記事へ、と行き先を確認します。

古いURLをすべてトップページへ送れば済むわけではありません。読みたい内容がなくなってしまうためです。残す記事、移す記事、掲載を終える記事を分けて、旧URLと新URLの対応表を作ります。

Googleも、URLが変わる移転では対応関係や転送の確認を案内しています。移行時に検索順位が変動することもあるため、「今の順位を必ず引き継げる」とは考えず、移行前後の検索状況を確認してください。Googleのサイト移転ガイド

当社のコーポレートサイトをWordPressから別のCMSであるEmDashへ移した際は、ニュース・実績の記事と画像を移し、旧URLからの転送を用意しました。会社案内やサービス紹介の固定ページを残し、日常の更新箇所を整理した事例です。

自社サイトの移行事例では、変更した範囲と更新画面を紹介しています。御社のサイトでも同じ方法で移せるとは限らないので、使っている機能やデータを先に確認します。

次の担当者が、更新できる状態まで確かめる

制作会社を変更する目的が自社での更新なら、新しい担当者へ依頼する内容にも、その目的を含めます。管理画面が用意されただけで、引き継ぎ完了にしないことです。

社内の担当者が、お知らせを下書きし、確認して公開できるか。誤った内容を戻す手順や、困ったときの窓口が分かるか。実際の作業を1件通して確かめると、足りない手順が見つかります。

引き継ぎでは、御社の管理担当者が必要な管理権限を持てるかも確かめます。日々の更新に使う権限とは分け、契約の更新通知を受け取る窓口と、記事・画像・バックアップの取り出し方法を手順書に残してください。旧担当者の権限は、新しい体制での担当範囲に合わせて整理します。

まずは「現在の管理先」と「今後、社内で更新したい場所」を書き出してみてください。移行先を選ぶときの確認事項になります。URL・記事・フォームの確認を詳しく整理したい場合は、リニューアル前の引き継ぎチェックリストも使えます。